Hoe bereid ik mijn presentatie voor?

Deze blog is onderdeel van de training Presenteren zonder Spreekangst

Binnen de training heb je geleerd waarom het handig is om op segmentniveau voor te bereiden. Hieronder zetten we alles rondom segmenteren nog even op een rijtje.

Dit kleine 5 minuten durende experimentje onthult wat de invloed van voorbereiding op je presentatie is. Kijk nog niet naar de uitleg maar probeer het eerst even.

Denk na over het laatste project op je werk waar je bij betrokken bent. Wat is het idee erachter? Hoe loopt het? Vertel het verhaal nu in 1 minuut aan je (eventueel denkbeeldige) gesprekspartner.
Pak een vel papier en schrijf hetzelfde verhaal over je laatste project op. Lengte ongeveer een twee alinea’s. Neem nu precies 2 minuten de tijd en leer dit verhaal zo goed mogelijk uit je hoofd. Vertel dit verhaal vervolgens nog een keer aan je (eventueel denkbeeldige) gesprekspartner. Als je een slecht geheugen hebt mag je op je papiertje spieken.
Hoe ging het? Wat was moeilijker, versie 1. of 2.? Misschien zit ik er naast, maar ik gok dat de tweede versie lastiger was. Waarschijnlijk had je lichte stress bij het uit je hoofd leren van de tekst én bij het vertellen. En nog wonderlijker, waarschijnlijk keek je regelmatig op je papiertje om te zien wat je opgeschreven had.

Meenemen is gebruiken

Bovenstaand experiment onthult het volgende principe: meenemen is gebruiken. Teksten die je uitschrijft en meeneemt zúl je proberen te lezen. Niet dat je dat echt lukt (geen tijd voor!), maar proberen zul je het. Notities onder een PowerPointslide zúl je lezen. En als dat niet lukt zul je stress ervaren omdat je ze wel graag zou wíllen lezen. Bulletpoints zúl je voorlezen ook al neem je je nog zo voor om het verhaal zo natuurlijk mogelijk te vertellen. Je manier van voorbereiden werkt altijd door in je uitvoering.

Daarom is het meestal geen goed idee om je presentatie woordelijk uit te schrijven, of om uitgebreide aantekeningen mee te nemen; het kost veel energie en stress om geschreven tekst om te zetten in aansprekende communicatie. Waarmee we niet willen beweren dat je dan maar helemaal niet meer moet voorbereiden. Zoals iemand bij ons in coaching ooit zei: “Ik dacht, ik bereid het niet voor, het moet een beetje spontaan blijven. Nou, eigenlijk stond ik gewoon regelrecht voor lul.”

Dus uitschrijven werkt meestal niet, maar een beetje in het wilde weg kletsen ook niet. Wat hou je dan over? Bereid je voor op segmentniveau! Voorbereiden op segmentniveau betekent dat je je presentaties opdeelt in inhoudelijke blokken die je volgens een logische volgorde vertelt. Wij werken zelf met een beproefde methodiek die Storydesign heet. Maar welke methodiek je ook hanteert, realiseer je dat jouw voorbereiding bepaalt hoe je de presentatie uitvoert.

Tip

Je hebt in de training geleerd om op segmentniveau voor te bereiden. Hoe meer je dit doet, hoe handiger je hierin wordt. Probeer de komende weken alle mondelinge communicatie op segment-niveau voor te bereiden. Denk daarbij ook aan vergaderingen en voorstelrondjes