Online meetings: hoe haal je je collega’s uit die verrekte Netflixmodus?

Het is maandagochtend. Je wil je team even bijpraten en kijken of iedereen met de juiste dingen bezig is. Je hebt je goed voorbereid, wat slides gemaakt en steekt enthousiast van wal. Halverwege je verhaal zie je je ‘ge-mute’ collega’s in hun geblurde omgeving vaag de einder in kijken. Na jouw vraag of er “misschien nog vragen zijn?” volgt er een lange, bijna rustgevende ruis op je koptelefoon, wat je doet vermoeden dat je team druk is met een spannend potje Candy Crush of op weg is naar de keuken voor een kopje huisgemaakte soep.

Hallo Netflixmodus!

We kunnen er niks aan doen

Wat is er aan de hand? Waarom hangt iedereen online zo futloos onderuit? Onze collega’s zijn toch niet opeens en masse getransformeerd in ongeïnteresseerde en ongemotiveerde horken, of wel soms?
Nee hoor, iedereen doet echt reuze z’n best. Maar het is een feit dat het extra lastig is om aangehaakt te blijven in een online omgeving.

Publiek en concentratie

Het zit namelijk zo. In een live situatie hebben toehoorders al een beperkte concentratieboog. Onderzoek laat zien dat twintig minuten aandacht voor een spreker de max is. Daarna is er afwisseling nodig: beetje interactie, beetje beweging of lekkere storytelling. Daarná start een nieuw (weliswaar korter) concentratieboogje op.

Online en concentratie

Dit principe werkt zo in live omgevingen maar slaat nog genadelozer toe in online settings. Ons gebrek aan oogcontact, non-verbale signalen en een variëteit aan technische beperkingen zorgen voor een andere arena met andere uitdagingen. Geen afwisseling en interactie online betekent nu dat je publiek bar snel in een vegeterende staat wegzakt.

Leercurve

Dat je publiek online eerder afhaakt dan live, hebben wij bij Nobbe Mieras ook the hard way moeten leren.

Het is inmiddels geschiedenis: vlak na de eerste lockdown in 2020 schakelden wij zoals iedereen om naar het verzorgen van volledig online trainingsprogramma’s. On-mo-gelijk volgens onszelf. Kon ab-so-luut niet.

Natuurlijk kon het wel, sterker nog, alles kan zo’n beetje online, tot en met rollenspelen aan toe. Alleen waren wij er nog niet supergoed in: in onze eerste online trainingen scoorden we gemiddeld één tot anderhalf punt lager op onze evaluaties dan live.

Dat deed pijn. En niet om zielig te doen, maar toen we ons op woensdagmiddagen begonnen af te vragen of het al tijd was voor de vrijmibo, wisten we dat we, hoe zal ik het zeggen… een steile leercurve doormaakten.

We moesten aan de bak en uitvogelen hoe dat online werken werkte. Hoe houd je iedereen in hemelsnaam energiek en aangehaakt?

Dit is wat we ontdekt hebben.

Interactie, interactie, interactie

Luister goed. Interactie is de holy grail van het online werken. Dat betekent dat je voortdurend je deelnemers moet prikkelen en laten meedoen zodat ze niet wegzakken in hun Netflixmodus. En interactie moet je vooraf voorbereiden, want online spontaan proberen interactie op te wekken werkt slecht.

Je hebt het vast al wel een keer meegemaakt. Je vraagt tijdens de sessie of iemand nog ideeën heeft. Dikke kans dat het stil blijft.

Hoe komt dat?

Het is online veel moeilijker voor deelnemers om te overzien wat er gebeurt (Wie bedoelt ze? Kijkt ze naar mij? Sta ik op mute?). Hierdoor komt interactie lastiger op gang. Dat betekent dat jij als gespreksleider veel directiever regie moet voeren om die zo gewenste interactie op gang te brengen. Dus in plaats van: “Zijn er nog vragen?”, is het effectiever om te zeggen: “Zet even op de chat of je voor optie A of B gaat. Ik zie dat het ongeveer fifty/fifty is. Martin, kun jij toelichten waarom je voor A kiest? ”.

Zo zijn er online een hoop truukjes die je gewoon kunt leren en waarmee je je interactie binnen no-time met een factor 10 vergroot. Zo zijn er allerlei apps die je kunt inschakelen, je kunt werken met break-outrooms, of je past je taal aan waardoor mensen beter opletten. Of je wisselt af in overlegvorm.

Dat laatste is bijvoorbeeld een supergoeie manier om je publiek wakker te houden: bied ze even een andere vorm aan. Bouw gewoon tijdens lange vergaderingen bila’s in waarin mensen in tweetallen telefonisch overleggen. Je zult zien dat je collega’s dat vaak staand of lopend doen waardoor er een hele andere beleving ontstaat.

Vergeet het echte leven niet!

Er is nog een andere interessante manier om deelnemers online te activeren. Als mensen namelijk ergens van ‘aan’ gaan, dan zijn het ECHTE dingen. Echte dingen zijn dingen die zintuigelijk zijn, dus dingen die mensen kunnen vastpakken en voelen en misschien zelfs ruiken.

Ik geef je een voorbeeld. Tijdens een sessie hield een spreker een houten blokje met een gat er in voor de camera. En in dat gat zat een stukje metaal. Ze vroeg of we wisten wat het was? Wij kropen bijna in het beeldscherm om dit vreemde object te bekijken: “Nee, nee, raar, nog nooit gezien.”

Misschien heb je het zelf ook al een keer meegemaakt. Zodra er iets tastbaars in beeld komt, worden we acuut blij. We hebben behoefte aan èchte dingen. Dat is ook de reden waarom wij bij Nobbe Mieras bij voorkeur papieren werkboeken gebruiken bij de online trainingen. Echt papier, echte pen, echt schrijven, het activeert ons brein op een andere manier dan digitaal.

Daarom werkt storytelling ook zo goed: onze spiegelneuronen lichten op als het gaat over frietjes met mayonaise die niet mee mogen in de tram of brand in een prullenbak op de afdeling. Dit principe kun jij inzetten om jouw sessies prikkelender te maken.

Conclusie

Het online werken is een genre op zich geworden. Je moet je er even in verdiepen, maar dan kun je ook online flinke impact hebben.

Gedwongen door de omstandigheden moesten wij zelf uitzoeken wat je digitaal allemaal kunt doen om je publiek aangehaakt te houden. En inmiddels scoren we met onze online sessies net zo goed als live. Dus het kan.

Mijn boodschap voor jou: neem geen genoegen met duffe sessies en wegzakkende collega’s en zorg voor maximale impact doordat iedereen helemaal aan staat.